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会计核算科工作流程
2017-07-04 19:47  

 

 

 

 

 

 

 

 

      

 

 

报 账 须 知

 

一、取得合法原始凭证

1、报销各项费用必须提供真实、合法的原始凭证。外来的原始凭证有发票和收据两类,必须具有税务机关统一印制的发票监制章,加盖开票单位发票专用章或财务专用章,并且在税务机关规定的发票使用有效期内;行政事业单位收据必须有市级以上财政部门统一印制的收据监制章并加盖开票单位财务专用章;校内结算票据由计划财务处统一印制,如:《湖南城市学院借款单》、《湖南城市学院领款单》、《湖南城市学院学差旅费报销单》等。

2、原始凭证内容应填写齐全。发票或收据必须注明开票日期、客户名称、经济业务内容、填制人、数量、单价、金额等。其中“客户名称”必须填写“湖南城市学院”或报销人姓名。填制凭据字迹清楚晰、书写规范,金额不得涂改,大小写金额相符,其他项目更改后必须加盖开具单位的公章。

3、购买办公用品、文具、材料等的发票,应附具有开票单位发票专用章或财务专用章的物品明细清单,清单的总金额必须与发票金额相符。

4、发票或票据的有效期限。当年的报销凭据应在当年报销,特殊情况下,每一年未报销票据可在第二年第一季度内报销。

二、原始凭证遗失的处理办法

1、如果原始凭据在邮寄过程或其他情况下遗失,请票据开出单位在票据存根复印件上加盖开票单位的财务专用章,并书面说明,然后由所在单位领导签字,经财务部门分管处领导审批后方可报销。

2、遗失车票、船票或飞机票的,需出具文字说明,注明详细原因,并在证明人和单位领导签字,报财务处分管处领导签字后方可报销。

3、若发现票据已经报帐而谎报丢失的,一经查处除追回已报款项外,还应追究当事人相关责任。

三、票据的整理、粘贴方法

车票等差旅费票据、的士票等短途交通票据正面朝上,从左至右,鱼鳞式排列,分类粘贴在《原始凭证粘贴单》上,票据粘贴的面积不超过粘贴单的面积。粘贴单上杜撰不要贴得太密集,要平整,便于装订、保管。在每份粘贴单上,分类统计出票据张数和金额并写在粘贴单的下方处,便于会计核实。

对票据较小的过路、过桥、停车等小型定额发票可分门别类呈鱼鳞粘贴好成两排贴在在原始凭证粘贴单上,经费审批负责人只需在粘贴单上签署同意报销的单据数量和金额即可。

四、经费审批手续

每张报销票据上必须有经办人、证明人或验收人(购物品、材料)、单位经费负责人或项目负责人签名(公用经费发票报销必须由在财务处存有签字样式的财务“一支笔”签字,项目经费发票报销必须由项目负责人签字或盖章)。

五、结算方式

1、差旅费、零星备用金、零星采购(1000元以下)、发放酬金等业务支付方式

工资卡:报销金额直接转到报销人工资卡上。

国库授权现金支付:报销金额1000元以上。

2、单笔业务超过1000元的对公开支必须转账。办理转账需提供收款单位开户名称、开户银行和账号。转账的收款人与发票专用章或财务专用章上的开票单位必须一致。支付方式:

转账支票:适用于收款单位在益阳市内。

异地电汇:适用于收款单位在益阳市外。

国库直接支付或国库授权转帐支付:收款单位在益阳市内、外均可。

内部转帐:适用于收款单位为校内各单位。

3、现金缴款

建行缴存:5000元以上现金在建设赫山支行或工行桃花仑支行柜台缴现。

现金收取:5000元以下现金由财务处现金出纳收取。

温馨提示:

1、学生请出示有效身份证明到财务办理各种算业务。

2、现金支票和转账支票(支票不能折叠)有效期为10天,国库授权现金支付令有效期为3天,异地电汇须在当天,请及时办理,以免支票或支村令逾期作废。

3、每星期四下午计划财务处业务学习和整理会计资料;每个月的第一天和最后一天,不对外办理业务。

 

 

差旅费报销注意事项

 

1、出差人员报销差旅费要逐项填写《湖南城市学院差旅费报销单》中的内容,单位经费负责人或项目负责人根据《湖南城市学院差旅费管理办法》的规定,在《湖南城市学院差旅费报销单》上审批签名,除交通票、住宿票、订票费外,其他票据均需要单位经费负责人或项目负责人在票据背面另外签名报销。

2、出差人员乘坐交通工具的等级标准和住宿标准:

 

 

项目职务

 

火车

轮船(不含旅游船)

飞机

其他交通工具(不含出租小汽车)

住宿费开支标准上限(元/人.天)

省内

省外

副省级以上及相当职级人员(含院士)

软席(软座、软卧)

一等舱

头等舱

据实

报销

据实

报销

据实

报销

正副校级干部、正教授及相当职级人员

软席(软座、软卧)

二等舱

经济舱

(普通舱)

据实

报销

300

300

正副处级副教授及相当职务人员

硬席(硬座、硬卧)

三等舱

经济舱

(普通舱)

据实

报销

200

260

其他人员

硬席(硬座、硬卧)

三等舱

经济舱

(普通舱)

据实

报销

100

150

 

3、外地出差报销路费,需提供往返车票,只提供单程车票又无住宿发票的,不予发放伙食补助和公杂费;由对方单位负担车费,由他人接送等特殊情况,需做出说明,单位负责人在差旅费报销单上注明发放补助天数;报销的士费的不再发放公杂费(出租车票日期必须在出差期间)。

4、住宿费发票须注明单价或天数,超过标准部分由个人自理,特殊情况下超过标准的,需按《湖南城市学院差旅费管理办法》的规定履行严格的审批程序后才能报销。

5、教职工经批准外出参加会议,凭会议通知、合法票据可报销公务费、住宿费、资料费、公杂费等。

(1)会议收取了会务费、资料费、考察费、培训费等费用且统一安排食宿的,应如实申报,只报销公务费、资料费、考察费、培训费等费用及往返期间的住宿费、伙食补助费和公杂费;

(2)会议收取的会务费、资料费、考察费、培训费等费用中仅包含餐费而住宿费自理的,除报销资料费、会务费、考察费、培训费等费用外,还可按出差人员标准报销会议期间和往返期间的住宿费,发放往返期间的伙食补助和公杂费,但会议期间不发放伙食补助和公杂费;

(3)会议未收取任何费用,食宿全部自理的,可按出差人员标准报销会议期间和往返期间住宿费,并发放会议期间和往返期间的伙食补助和公杂费。

6、出差人员因故退票需书面报告说明理由,并经单位经费负责人或项目负责人在报告上签署意见,再经计划财务处分管处领导审批同意方能报销。

 

注 意 事 项

 

1、科研项目如需预借发票,项目负责人持填写完整的“预借发票申请及承诺函”和正式科研合同,经科技处、计划财务处分管处长审批后办理预借发票手续。

2、纵向科研项目立项时需提供预算书,按预算实行额度控制(指到账经费,不包括配套经费)。

3、横向课题(技术开发、技术转让)立项时,需提供合同给科技处,以便办理营业税减免手续。

4、其它进校经费由计划财务处核算科确认后,到计划财务处综合计划科办理办理增加指标,然后到财务处核算科办理报账手续。

 

 

 

 

 

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